Il ruolo del Volontariato nelle emergenze

Ing. Alessandro Guarducci                       a. Guarducci     

Le Organizzazioni di volontariato sono l’elemento portante del sistema di protezione civile. Per questo il lavoro che la Regione Toscana sta portando avanti con l’aiuto ed il coinvolgimento delle
medesime, è orientato a sviluppare continuamente le capacità di risposta negli interventi di soccorso alla popolazione colpita da eventi catastrofici di varia natura.
La qualità del risultato che i volontari di protezione civile sono in grado di ottenere non può essere che il frutto di un lungo e articolato processo di preparazione.
Moltissimi sono gli elementi alla base dell’impegno quotidiano per mantenere elevato il livello di performance.

La preparazione del sistema

  • Regolamenti organizzativi: le “leggi” in base alle quali si regola l’esistenza ed il funzionamento del sistema.
  • Presidio del territorio: La distribuzione delle risorse umane, materiali e infrastrutturali per la risposta alle richieste di aiuto.
  • Organizzazione del servizio: le modalità con le quali il sistema di protezione civile a livello nazionale,regionale, locale, attiva e dispiega le proprie risorse.
  • Piani e procedure di intervento: le tecniche e le procedure per ottimizzare l’impiego delle risorse sulla scena dell’evento, tenuto conto anche della compartecipazione di altri Enti e strutture operative alle operazioni, e le tecniche per affrontare le diverse tipologie di emergenza.

La preparazione delle risorse umane

  • Censimento e selezione: è necessaria una rigorosa individuazione del personale che possiede le qualità e l’ attitudine a svolgere un compito così delicato ed importante come quello del soccorso alla popolazione.
  • Formazione e aggiornamento: costituiscono l’elemento che mantiene in vita il sistema. Senza una formazione continua dei volontari non sarebbe possibile rispondere pienamente alle esigenze del sistema.
  • Mantenimento ed evoluzione degli standard prestazionali: il sistema necessita di autoanalisi e di studio per valutare criticamente e trovare sempre nuove vie per garantire che le prestazioni siano mantenute ai più alti livelli.

La sicurezza degli operatori, la sicurezza degli scenari

  • Sicurezza come approccio mentale: è il più grande risultato che ci si aspetta di ottenere. Solo se tutti gli elementi del sistema ragionano guardando le situazioni “con gli occhi della sicurezza”, potremo garantire interventi altamente professionali svolti con un rischio di infortunio ridotto al minimo possibile.
  • Dispositivi di protezione individuale e collettivi: l’abitudine ad utilizzare tutti i presidi individuali e collettivi predisposti per abbattere il livello di rischio residuo è un fattore chiave per la salute e la sicurezza dei volontari. Tra i più importanti “dispositivi” di protezione collettiva c’è l’organizzazione e la gestione dell’intervento
  • Sicurezza dello scenario: La capacità di valutare i rischi e di elaborare le misure da applicare per la loro riduzione/abbattimento è l’aspetto che maggiormente richiede un livello conoscitivo ed organizzativo adeguato, in grado di pianificare il migliore approccio per svolgere l’intervento e portarlo a termine in modo soddisfacente in sinergia con le strutture operative istituzionalmente preposte a questo tipo di valutazioni

Le tecniche gestionali e operative

  • Il “sapere” del volontariato toscano e l’esperienza diffusa: gran parte del “patrimonio” di conoscenze del volontariato toscano deriva dagli interventi svolti ogni anno; è sempre più necessario mettere a fattor comune queste esperienze e le professionalità acquisite attraverso quelle forme di coordinamento previste anche dal nostro regolamento regionale sul volontariato promuovendo convegni, corsi, seminari, gruppi di lavoro, esercitazioni fra le associazioni afferenti i coordinamenti.
  • L’organizzazione e la gestione dell’intervento, le tecniche di intervento: Il “background” di competenze acquisite nel corso della partecipazione agli eventi (esperienze) ovvero nelle attività di formazione e addestramento, deve trovare poi applicazione nell’elaborazione delle migliori soluzioni per organizzare e svolgere gli interventi di soccorso. L’intervento è il momento in cui tutto quanto è stato “fatto prima” viene messo in campo e testato in situazioni reali. La competenza e l’abilità che sarà in grado di mettere in campo la squadra che viene inviata in questo preciso istante su quel determinato intervento di soccorso rappresenta la cartina di tornasole che consente di misurare la bontà del sistema. Solo se ogni elemento della squadra sarà in grado di rappresentare il massimo delle competenze acquisite potremo ritenere efficace lo sforzo messo in campo per garantire interventi di qualità.

Le risorse materiali

Le attrezzature ed i mezzi di cui è dotato il volontariato toscano costituiscono quell’aumento di potenzialità che squadre adeguatamente formate e organizzate possono impiegare per giungere alla soluzione del problema-intervento in modo più rapido ed efficiente. In ogni caso, per l’efficacia
dell’azione è sempre più importante la qualità delle risorse umane, rispetto alla disponibilità dell’ultimo ritrovato tecnologico.
Quando lo scenario incidentale assume dimensioni più grandi ed il tipo di risposta all’intervento è più articolato, le attività di soccorso vengono svolte con l’impiego di più squadre, anche decine di squadre, afferenti quasi sempre a Strutture operative diverse.
In questo caso tutti i piani di protezione civile prevedono che venga messa in atto la “catena di comando”, con l’attivazione dei centri operativi, e le relative “Funzioni”, e con la costituzione dell’Unità di crisi per la definizione delle strategie di intervento.
In realtà questa “catena di comando”necessita comunque di un certo tempo prima di entrare a regime, un tempo più o meno lungo in funzione della capacità di risposta degli Enti che ne fanno parte, mentre invece le condizioni emergenziali che si creano a seguito di un evento calamitoso richiedono l’avvio immediato degli interventi di soccorso da parte delle strutture operative intervenute sul luogo.
Le modalità con cui si affrontano i primi momenti di gestione degli interventi possono fare una enorme differenza ai fini dell’efficacia degli stessi, e se ben impostate fin da subito possono agevolare le attività delle Funzioni dei Centri Operativi nel coordinamento delle operazioni, garantendone la necessaria continuità.
Facendo soprattutto riferimento alle primissime fasi del soccorso, più che di “catena di comando” sarebbe più opportuno parlare di “sistema di gestione degli interventi”.
Ogni intervento, semplice o complesso che sia, richiede l’attivazione di un “meccanismo” di comando e controllo delle operazioni. In questo meccanismo, il funzionamento sarà tanto più fluido ed ordinato quanto più saranno predefinite e condivise da tutti le procedure operative. E’ un processo “trasversale” che influisce anche sulla sicurezza degli operatori, e non solo, e pertanto riveste un’importanza assoluta, analoga a quella del raggiungimento del successo delle operazioni.
Ai fini della sicurezza degli operatori la corretta gestione dell’intervento assume una valenza fondamentale prima ancora dell’indossare ed utilizzare correttamente i migliori DPI in dotazione perché previene il determinarsi di situazioni caotiche attivando le sole risorse necessarie, previene gli individualismi, migliora il coordinamento fra le diverse strutture operative presenti raggiungendo un’adeguata capacità di controllo della situazione.
Per raggiungere una corretta “gestione dell’intervento” è necessario:
·   Stabilire la catena di comando e le figure di responsabilità
·   Definire le priorità nel contesto emergenziale
·   Stabilire gli obiettivi del piano operativo di intervento
·   Sviluppare il piano degli interventi e modificarlo in funzione del suo evolversi
·   Mettere in piedi un’adeguata struttura organizzativa
·   Gestire le risorse disponibili mantenendo il controllo della situazione
·   Coordinare le attività generali nel contesto emergenziale
·   Coordinare le attività con le Strutture Operative, diverse dal volontariato, preposte al soccorso.
·   Redigere ed adottare le necessarie procedure amministrative
La mancanza di una terminologia standard fra i vari Enti o Strutture che partecipano ad un’emergenza, i sistemi di comunicazione e di condivisione dei dati non integrati fra loro, la mancanza di piani d’azione condivisi e consolidati, la mancanza di strutture idonee determina la necessità di istituire, sul luogo dell’evento, una struttura tecnica di coordinamento denominata “Unità di Coordinamento Operativo Avanzato” per la gestione degli interventi di soccorso e per il supporto alla gestione dell’emergenza in competenza dei centri Operativi.

Il Coordinamento Operativo Avanzato costituisce punto di riferimento per tutte le unità operative e per tutte le squadre specialistiche, attivate nella CMRT, per raccogliere ed elaborare in maniera omogenea e condivisa tutti i dati e le informazioni necessarie alla valutazione dell’evento in corso e della sua evoluzione, oltre che la progressiva valutazione e censimento dei danni.

L’unità è supportata dall’unità telecomunicazioni (TLC) della CMRT per le comunicazioni e trasmissione dati con la Sala Operativa Regionale e per le comunicazioni con le squadre operative e specialistiche sparse sul territorio colpito dall’evento.

Il Coordinamento Operativo Avanzato riveste particolare importanza nei casi di attivazione della Colonna Mobile Regionale del Corpo Nazionale dei Vigili del Fuoco, dotata di analogo sistema di coordinamento degli interventi di propria competenza.

A tal fine il Settore Sistema Regionale di Protezione Civile della Regione Toscana insieme con la Direzione Regionale dei Vigili del Fuoco definiscono procedure operative per la disciplina dei seguenti aspetti:
a) la valutazione tecnica congiunta degli scenari di evento previsti e in atto da parte della Regione Toscana e dei Vigili del Fuoco, al fine di una pianificazione coordinata degli interventi;
b)  il rilevamento e la valutazione dei danni finalizzato a permettere la corretta attivazione delle procedure operative;
c) l’impiego integrato di mezzi, strutture e personale della Colonna Mobile della Regione Toscana e della Colonna Mobile dei Vigili del Fuoco durante la fase di soccorso.

Le suddette Strutture provvedono inoltre a garantire l’integrazione, anche mediante potenziamento delle risorse, dei sistemi di comunicazione e condivisione dei dati utili a migliorare la capacità operativa delle varie componenti del sistema di protezione civile regionale in emergenza, ai diversi livelli di intervento e coordinamento.
Se ben si considera, ogni attività che viene svolta nelle operazioni di soccorso si riconduce ad una delle seguenti tipologie: pianificazione, operativa, logistica, amministrativa. Per questo l’unità di Coordinamento Operativo Avanzato è strutturata nelle seguenti funzioni/settori, coordinate ciascuna da figure istituzionali (funzionari regionali e/ degli EE:LL).

a) Funzione Tecnica-Pianificazione

  • Raccoglie, valuta, organizza e condivide i dati e le informazioni relative all’evento ed al suo sviluppo in relazione all’impiego delle risorse disponibili;
  • Costituisce punto di riferimento per il nucleo di valutazione e per le squadre specialistiche al fine dell’organizzazione e gestione delle informazioni e dei dati utili alla progressiva ed aggiornata valutazione dello scenario oltre che al censimento danni a persone e cose;
  • Sviluppa gli obbiettivi e i risultati da raggiungere durante l’evento;
  • Crea, controlla e aggiorna periodicamente il piano degli interventi di soccorso;
  • Programma e gestisce i briefing periodici con gli altri responsabili di funzione all’interno del Coordinamento Operativo Avanzato

b) Funzione Operativa

  • Dirige e coordina tutte le azioni in stretta collaborazione col referente operativo della segreteria e con i responsabili delle altre strutture operative intervenute sul luogo dell’evento;
  • Assiste il responsabile della pianificazione nello sviluppare gli obbiettivi e i risultati da raggiungere durante la gestione delle operazioni;
  • Attua il piano d’intervento;
  • Richiede o libera le risorse rapportandosi col referente operativo della segreteria ed informando il responsabile della pianificazione;
  • Tiene informato il Centro di Coordinamento dei Soccorsi sulla situazione, l’andamento delle operazioni, ubicazione e condizione operativa delle risorse impiegate, tempi e modalità di svolgimento delle operazioni.

c) Funzione Logistica

  • Garantisce le azioni finalizzate al supporto del personale soccorritore;
  • Garantisce i rifornimenti di cibo acqua carburante attrezzature;
  • Garantisce la fruibilità di strutture per vitto e alloggio dei soccorritori;
  • Garantisce il supporto alle squadre impegnate nelle operazioni;
  • Garantisce e gestisce il sistema delle telecomunicazioni fra le squadre operative ed il Coordinamento Operativo avanzato, assegnando le apparecchiature e monitorandone impiego e localizzazione.

d) Funzione Amministrativa

  • Supporta l’Autorità locale negli adempimenti amministrativi;
  • Tiene il protocollo della documentazione in ingresso/uscita catalogando ed archiviando tutto il materiale;
  • Cura la corrispondenza in forma cartacea e digitale;
  • Individua i fornitori dei servizi ed attiva i contratti di fornitura di tutti i servizi e risorse necessarie alle operazioni di soccorso in emergenza;
  • Gestisce gli acquisti;
  • Rendiconta su spese, impiego del personale;
  • Cura i report tematici;

Il Coordinamento Operativo Avanzato è supportato per la parte operativa dalla “Segreteria” della CMRT gestita dalle organizzazioni di volontariato afferenti il CORV (Comitato Operativo Regionale del Volontariato). Per questo anche la “segreteria” è suddivisa nei medesimi quattro settori, aventi ciascuno un unico volontario di riferimento chiaramente identificabile all’interno del campo, anche attraverso pettorine di colore differente, che li rendano facilmente riconoscibili dai volontari e dalle altre strutture operative.

Funzione Pianificazione (colore giallo)

  • Pianifica la localizzazione e l’allestimento della segreteria, Raccoglie, valuta e diffonde le informazioni relative all’uso delle risorse disponibili in rapporto alla evoluzione dell’evento;
  • Assiste il responsabile pianificazione del Coordinamento Operativo Avanzato nello sviluppare gli obbiettivi e i risultati da raggiungere, tenendo aggiornato il piano degli interventi;
  • Pianifica la turnazione delle squadre sulla base del piano degli interventi;
  • Programma e gestisce i breafing periodici con gli altri referenti di funzione della segreteria;
  • Partecipa, nell’ambito della Funzione Volontariato, alle riunioni del Centro Operativo (DiComaC, CCS, COM..) per gli aspetti connessi con le operazioni del soccorso.

Funzione Operativa (colore rosso)

  • Attua, su indicazione del responsabile operativo del Coordinamento Operativo Avanzato il piano degli interventi (raccolta esigenze e richieste di intervento) individuando le tecniche di intervento e componendo le squadre di intervento con le unità operative accreditatesi;
  • Consegna a ciascuna squadra l’apparato radio per garantire in ogni momento la comunicazione con la segreteria circa gli interventi assegnati;
  • Gestisce e coordina tutte le azioni delle squadre assicurando la sicurezza delle operazioni per il personale;
  • Richiede o libera le risorse informando il responsabile operativo del Coordinamento Operativo Avanzato;
  • Tiene informato il responsabile operativo del Coordinamento Operativo Avanzato sulla situazione, l’andamento delle operazioni ubicazione e condizione operativa delle unità impiegate, tempi e modalità di svolgimento delle operazioni.

Funzione Logistica (colore verde)

  • Valuta le condizioni di accesso e posizionamento dei mezzi e delle risorse in arrivo all’area di ammassamento soccorritori organizzandone la logistica;
  • Dà le disposizioni di accesso all’area “segreteria” per le registrazioni e per il ricevimento degli interventi;
  • Organizza e cura i servizi interni (allestimento della segreteria, supporto informatico, impiantistica, cucina…);
  • promuove le azioni finalizzate al supporto al personale soccorritore;
  • Garantisce i rifornimenti di cibo acqua e carburante per le attrezzature;
  • Cura la fruibilità delle strutture messe a disposizione dall’Ente locale per vitto e alloggio dei soccorritori;
  • Comunica alla cucina i pasti giornalieri rapportandosi con la funzione pianificazione ed amministrativa.

Funzione Amministrativa (colore blu)

  • Segue la partenza e l’arrivo delle squadre rapportandosi col referente logistico ed operativo;
  • Esegue le procedure di accreditamento delle squadre attivate dalla Regione Toscana e dagli ambiti provinciali ed inviate sul luogo dell’evento, registrandone uomini risorse e mezzi nell’applicativo SART-Segreteria e verificandone contestualmente l’autorizzazione regionale ai benefici di legge;
  • Segue e supporta tutte le attività amministrative connesse con la gestione dell’evento (diario, gestione fax, eventuali acquisti diretti, tenuta ed archiviazione della documentazione in ingresso ed uscita,…);
  • Rilascia gli attestati di impiego, anche ai fini dell’accesso ai benefici di legge, ai singoli volontari ed alle sezioni di volontariato che siano state preventivamente registrate, secondo le modalità e la modulistica definita dalla Regione;
  • Predispone gli attestati di danno occorsi ai mezzi o strutture impiegate nelle attività di soccorso.
    Queste quattro funzioni, che sono il minimo ma anche l’essenziale per gestire fin dai primi momenti gli interventi di soccorso, possono poi ricomprendere le diverse “Funzioni” (definite dal modello “Augustus”) che si attivano all’interno del Centro Operativo Comunale o Misto (COC/COM) mantenendo così la continuità operativa e gestionale dell’emergenza nel passaggio dalle prime ore, più congestionate, fino ai giorni/settimane successivi.

In questo processo di continuità operativa il ruolo del volontariato può essere di grande aiuto alle stesse Istituzioni, se organizzato in modo che, avendo individuato con chiarezza i ruoli e le competenze, ci possano essere dei riferimenti evidenti che si raccordano fra loro, in modo “trasversale” nello svolgimento delle attività di soccorso e si passano adeguatamente le consegne nel corso delle turnazioni, ognuno per la propria funzione. Quello che infatti succede spesso durante le emergenze è la discontinuità nella gestione degli interventi, conseguente alla turnazione delle figure di riferimento (e non solo del volontariato). E’ necessario quindi, una volta condiviso il modello organizzativo, fare molta formazione in modo che questo diventi una necessità operativa che ci permette di impostare al meglio l’approccio delle prime ore dell’intervento e che veda il coinvolgimento responsabile di ogni soggetto